摘要: 对高校科研档案进行了分析，阐述了高校科研档案形成过程管理，并对高校科研档案实体管理进行了探讨。

　　关键词: 高校科研档案;管理;模式

　　1 引言

　　高校科研档案的形成过程和研档案本身都有着不同于高校其他档案的特点，对其实体和信息如何管理，是档案管理者必须考虑的问题。分析这个问题时，需要明确一个前提，即对科研档案的管理模式的选择，不是对现有高校档案管理模式的颠覆和否定，而是寻找科研档案与高校档案整体管理的契合点，对现有模式进行完善和修正。

　　整体来说，高校科研档案需要纳入高校档案管理的管理体系，实行集中统一管理。首先，在定位上需要明确科研档案是高等学校档案的重要生力军，科研档案作为高校档案的一部分己经越来越丰富，且相对地自成体系，对这部分档案要充分给予重视，尽快将其管理纳入学校日常档案管理体系中，使其和整体学校档案成为有机整体。其次，在管理机制上，要充分发挥高校档案部门的作用，实行集中统一管理，相关部门应修订现有档案管理制度，细化和明确科研档案的管理，制定相应的归档范围、移交细则、鉴定标准，使科研档案的形成过程和实体管理都能走上规范化、制度化的轨道。

　　2高校科研档案形成过程管理

　　对科研档案管理模式的改进就是在结果管理之外，更加关注过程管理，因为从现实状况来看，科研档案的形成和流转过程，对科研档案材料的内容质量、规范程度起着决定性的作用。如果科研所需材料在日常档案中无法找到依据，科研材料就成了无源之水[1]。日常档案中即使有对应科研指标的材料，如果在具体内容上无法规范、完整、透彻地说明问题，也无法起到真正的支撑作用。因此，需要在制度上和运行上把科研档案的体系内容明确纳入日常档案形成体系，明确哪些应该形成，应该如何规范，应该在何时移交给哪个部门，应该由哪个部门进行系统地整理。

　　规范科研档案形成过程的关键环节。第一，规范内容。科研档案无论是否与原有高校档案内容重复，都需要准确、真实、全面，原则上应产生于日常工作实践过程。第二，规范形成主体。在科研档案材料体系的形成中，需要明确哪个单位为责任部门、哪个单位为协助部门。第三，规范形成周期。需要以科研指标为导向，主动形成以学年为时间单位的相关材料。第四，规范格式，从科研档案的形式类别来看，一般分为总结类、图表类、原始备查类等。

　　3高校科研档案实体管理

　　3.1管理机构

　　高校科研档案的管理机构应以高校档案馆为核心。高校档案馆具有两项基本职能，一是管理高校档案工作，行使行政管理职能;二是存放和利用高校档案，开展具体档案业务的职能。因此高校档案馆应负责高校的科研档案管理发展规划、科研档案实体和信息管理，以及对各相关业务部门的行政和业务指导。

　　3.2管理方式

　　对科研档案的管理采取相对独立管理的方式，符合科研的内在需求。在科研过程中，科研主体和客体上作的核心就是科研指标体系，这一体系虽然随着科研的发展不断被修正、改进，但总体而言，科研指标体系己经形成了一套相对稳定的测评标准体系。基于科研指标体系而形成的科研档案，在分类、编号、内在逻辑关系、重要程度等方面与传统高校档案都有所不同，因而在管理上需要首先遵循独立管理的原则，而这种独立不是绝对的，不能使科研档案与原有高校档案完全隔绝，需要探寻一种恰当的方式，使其保持和学校档案的历史逻辑关系。

　　3.3档案鉴定

　　从数量上看，科研档案占全校档案的比例虽然不算多，但在归档过程中，对科研档案的鉴定也是必要的，必须通过鉴定使科研档案“去粗取精、去伪存真”。鉴定过程不是一劳永逸的过程，需要贯穿在科研档案形成的全过程，在各部门形成科研相关档案或档案信息源时，部门档案员即负有一次鉴定的责任，他们必须熟练地了解科研指标和学校关于科研档案的形成要求，并从业务的角度筛选更具有价值的档案，保存下来归档。档案部门在各部门归档时需进行二次鉴定，从档案管理的角度，确保科研档案的全面、完整，去除无需存档的档案。学校应根据科研档案形成要求和高校档案保管期限表制作科研档案保管期限表，应用于科研档案归档过程。

　　3.4数字化建设

　　虽然电子档案的管理方式、原件问题、价值周期等诸多问题还在争论中，但在高校档案建设中需要先通过一定的方式把电子档案完好地保存下来，进而深入地探讨档案的信息化建设的问题。科研档案信息化是指以校园局域网和数据中心为平台，实现科研档案的网络化管理，形成收集、存储、流转、利用的集成化。花费一定的精力在档案信息化的建设上具有重要意义。首先，是科研档案自身发展的需要。推进档案信息化，将为科研档案的不断完善，甚至高校科研上作的不断进步起到重要作用。其次，是更好地实现科研档案价值的需要。管理科研档案不是为了保存而保存，其目的是为了用户更好地利用，如果能够建立完善的档案信息化平台，将使用户更加方便快捷地利用科研档案，大大地提高利用率，带来深远的社会效益和经济效益。

　　科研档案信息化建设需要以学校整个档案信息化系统为依托，否则极易形成信息孤岛。因此从本质上来说，科研档案信息化建设与学校档案信息化系统建设是一脉相承的。首先，要确保现有科研档案的数字化，即完整地收集和保存与纸质科研档案对应的电子档案。现代高校基本实现了办公室自动化，因而高等学校都可以实现对文档、图表、声像等电子化档案的电子存储。第二，建立数字科研系统和科研档案网络平台，实现科研档案信息的上传、接收、审核、编码、查询、利用的网络化，这种方式可以实现对科研档案形成过程的前端控制。第三，实现科研档案的收集、鉴定、归档、利用的集成化，档案管理系统与办公自动化系统相结合，由标准化系统进行档案鉴定，既能节省人力，又能提高工作效率。

　　3.5信息开发利用

　　对科研档案进行管理，不能为了管理而管理，而是要充分发挥科研档案的作用，发挥其潜在的价值，因而需要通过多种方式发挥科研档案在学校建设和改革中的作用[2]。虽然高校科研档案的数量少，但其利用领域较为广泛。首先，由于科研成为了高等教育的规律性行为;其次，科研档案为学校科学研究建设与改革提供了决策依据。在科研档案信息利用的过程中，有两个问题需要注意。第一，科研档案信息的开发和利用上作，需要与整个高校档案形成良好的互动关系。一方面，要提高用户对高校档案价值的认识和利用意识，另一方面要以科研档案的利用带动高校档案利用的发展和扩大。第二，科研档案的凭证作用的相对性。

　　参考文献

　　[1]肖文建.我国档案管理体制改革的重点、难点探析[J]. 档案学通讯，2004(2)

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