正文:[摘要]数字档案现代化管理是国民经济和社会发展的客观要求,也是推动档案事业适应社会主义建设,实现我国战略目标的必然趋势,这就有很必要明确数字档案现代化管理的特点和作用。本文试对数字档案现代化管理的特点和作用浅析。
随着计算机技术、网络技术以及通信技术的发展,使得产生、处理,传播数字信息的能力大大增强,而且数字信息在存储传输和处理时比其它形式存储信息更方便,且在过去的几十年中产生了大量的数字信息资源。这不仅对档案管理理论注入了新的活力,同时也对档案管理提出了新的更高的要求。国民经济的发展,是加速数字档案现代化管理的客观要求,提高档案服务水平现代化势在必行。
对于数字档案现代化管理,目前没有取得共识和统一的提法,综合目前各种观点,笔者认为较为完整的表述是:数字档案现代化管理是建立在现代信息技术基础上,利用计算机、网络技术等数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对档案进行收集、归档,并通过高速宽带网设备相连结和提供利用,实现档案信息资源共享,服务于国民经济和社会发展的一系列管理活动。既然数字档案现代化管理是社会发展的要求,时代的产物,就有自己的特点:
1.数字化信息资源庞大,内容丰富,种类繁多。数字化档案作为信息资源,对各部门,行业和单位推进信息化建设是不可缺少的基础,其种类包括数字化传统载体档案、移交的电子文件、各类网页、数据库、电子图书以及其它信息资源。其呈现出多媒体、跨行业、跨专业、跨时空、跨地域的特点,种类也多种多样,内容极其丰富。
2.档案数字化提高了档案工作效率和服务水平。档案数字化使档案服务多元化,一体化,档案数字化改变了馆藏模式,以传统的收藏和手工操作服务为主转变为以用户为中心。用户可以利用计算机、网络系统、通讯系统等智能化的信息检索手段,查询利用所需信息。这样用户不但获得档案职能能够提供文本类文献和事实性问题的解答,而且能尽可能地获取更多网络信息,多媒体信息和相关知识。而档案工作人员在做好管理工作和信息服务的同时,能够把大量的精力投入到档案信息的检索,研究和开发上来。
3.档案所占空间小,所需人员少。由于光盘,磁盘和其他磁性材料的贮存密度远远高于印刷品,这样就节省了大量空间;同时也减少了传统档案互相交叉的环节,故也减少了档案工作人员的需求量。
4.档案信息服务社会化。数字档案现代化拓宽了服务对象,传统档案工作总是处在特定的地域范围内,都有自己特定的服务对象和相对集中、稳定的用户。而档案数字现代化后,服务对象范围扩大,人们可以在网络上使用任一个加入数字部门群的信息资源,促进了档案信息服务社会化。
5.档案数字化管理后,信息双向流动。用户既能通过档案部门获取自己所要信息,同时也能向档案部门输入信息,包括信息咨询问题,对档案部门的建议,自己的研究成果等。这样信息双向流动,档案部门和用户共同促进档案事业发展。
6.档案数字管理现代化是许多高技术综合应用的产物。数字档案现代化管理涉及到数字化技术,超大规模数据库技术,网络技术,多媒体信息处理技术,信息压缩技术,数据仓库与联机分析处理技术,信息抽取技术,数据挖掘技术,基于内容的检索技术,自然语言理解技术等。与之相适应,档案工作人员素质也必须很高,适应档案数字现代化的需要。
以上可说是档案数字化管理的优点,但在数字档案发展过程中,它也有其局限性和脆弱性:
1.数字化信息贮存载体寿命有限。数字化信息的保存依赖于其物理贮存载体的寿命。根据目前的技术状况,机读磁盘,唱片,硬盘的寿命仅十年至几十年,其中磁带至多也是20多年,寿命最长的CD-ROM也只有30年左右。所以延长数字化信息的保存期限,不得不重新复制。
2.技术更新迅速。由于信息技术发展十分迅速,同时也由于商业因素,档案部门常会遇到技术不能适应新形势的需要,也就是技术过时问题,这就需要更新设备和软件版本,需要把数据迁移到新型载体和系统上去。
3.数字化信息的可靠性差。数字化档案可完美地被复制、迁移,因而也有可能不留痕迹地被修改。这说导致用户所获取的档案信息未必是原始记录。
4.数字化档案的安全问题迫待解决。当前,计算机病毒,磁场、电磁脉冲都对数字化信息和计算机系统有极大的破坏性。另外,数字化信息容易被复制和修改,传播的范围广,传播的速度快,致使知识产权容易受到侵犯。这都对档案的安全问题构成严重危胁。
虽然数字化档案具有其局限性和脆弱性,但推行档案数字现代化管理仍是信息化建设的心然趋势,况且随着科学技术的发展,存在的问题逐步会解决。数字化档案在国民经济和社会发展中起举足轻重的作用:
1.数字档案现代化管理是时代的要求。社会信息化的不断推进,必然对档案工作产生强大的冲击和深远的影响,档案数字化管理日益成为档案事业发展的需要,成为国家信息化建设的需要。如以人事档案为例,随着人事管理的变化,根据个人状况建立相应的数据信息,通过互联网络成为人力资源管理的重要组成部分;通过计算机和网络交流,不但满足了有关部门日常条件查询,统计分析,制作数据表等需要,还避免了档案由于频繁翻阅带来的磨损,这就有利于专业管理和档案资源的统一整合。
2.数字化档案是对传统档案的继承和发展。数字化档案是在传统档案的基础上发展起来的。数字档案的内容可说将完全包含传统档案的精华。从这个意义上说,数字档案继承了传统档案的信息特点和服务功能。数字档案和传统档案不仅仅是继承关系,数字档案还具有传统档案不可比拟的优越性,无论从服务手段、服务质量、提供信息的广度和深度等方面都有了质的提高。
3.档案数字现代化能使用户享受其特有功能。实施数字化管理。档案部门职能发生了质的变化,提供的信息手段辐射面广,信息资源极为丰富,用户可以根据自己的需要,随时随地获取所需信息。数字化档案信息能远距离传送,因其信息的辐射面广,用户也非常广,非常社会化。每个用户所需信息可来源于很多档案部门。用户能在自己家中或办公室以及任何配备有连接互连网的电脑的场所,不受时间、地域的限制,快捷地查询或获取包括文本、图像、音频等数字化信息。
4.推进数字档案现代化管理有利于健全档案管理制度,加强监督,规范管理。社会信息化是创新的过程,它通过技术创新、制度创新的和管理创新,改变传统落后的管理模式、方法,建立科学的管理体制。档案部门要面对信息化管理的新思想、新模式,树立创新意识,适用先进的技术手段,实现档案制度创新和管理方法创新。从而建立、健全适应信息化环境下的档案管理制度,保证档案工作在信息化过程中有序发展。建立数字档案信息管理和利用制度,对电子档案的数据安全,存储安全和信息利用安全作出规定,这样可实现对档案和档案管理的制度化、程序化、规范化。
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